こんにちは。スプラッシュトップ編集部です。
ICTの進歩や働き方の多様化、感染症対策によって、テレワークを導入している企業が増えています。しかし、業界や商材が理由で「導入が難しい」「導入をやめた」という企業もあります。
テレワークは企業側のメリットだけでなく、従業員にも多くの利点があるものの、課題が存在していることも事実です。この記事では、テレワーク導入時の課題と解決策、導入に成功した企業を紹介します。
テレワークに関する現状
出典：「令和3年通信利用動向調査の結果」（総務省／令和3年8月末）
総務省の「令和3年通信利用動向調査の結果」によると、令和3年の調査時点でテレワークを導入している企業の割合は51.9%(前回調査より4.4%上昇)でした。グラフからわかるように、テレワークを導入している企業の割合は年々増加している傾向です。
その大きな要因の1つとして、新型コロナウイルス感染症への対策が挙げられます。一方、テレワークを導入していない企業のうち81.7%が、「テレワークに適した仕事がないこと」を未導入の理由として挙げています。
テレワーク導入時の6つの課題
テレワークを導入するにあたり、課題となる項目が大きく6つあります。一つずつ見ていきましょう。
- 環境整備のコスト増加
- セキュリティリスクの発生
- テレワークに向かない業務への対応
- コミュニケーションの不足
- 正確な勤怠管理の実施
- 適正な人事評価の実施
環境整備のコスト増加
テレワークを実施するには、従業員の自宅などの情報通信環境を整備する必要があります。従業員全員分のPCの支給に加えて、テレワーク用にVPNやリモートデスクトップなどの通信環境を用意するにはそれなりに時間と費用が必要です。
また、Web会議ツールやチャットツール、勤怠管理システムなどの有料のビジネスツールやシステムの導入も必要になります。テレワークでは、リモートで働くための通信端末と通信環境だけでなく、新たに契約する必要のあるビジネスツール等の費用も忘れないようにしましょう。
セキュリティリスクの発生
テレワークを導入することで、セキュリティリスクが高まる可能性があります。従来の働き方と異なるため、セキュリティに関する注意点も異なってきます。
例えば、公共の場での盗み見や通信傍受被害、PCの盗難・紛失など、出社勤務では起こり得ないセキュリティ事故の発生も考慮にいれる必要があるでしょう。
テレワークに向かない業務への対応
企業によってはデジタル化が進んでおらず、書類の捺印やサインが必要だったり、出社しなければ手に入らない紙面上のデータがあったりします。
こういった企業では、テレワークにすることで決済や契約締結が滞る可能性が考えられるでしょう。他にも、対面での接客や現場での作業もテレワークに向かない業務の例として挙げられます。
コミュニケーションの不足
従業員同士が顔を合わせる機会が減ることで、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。コミュニケーションが減少することにより、不安や孤立感を抱く従業員が現れる可能性があります。
テレワークでは、テキストによるコミュニケーションが多くなるため、情報が正確に伝わらず誤解を招くことや確認するまで時間がかかることが考えられます。さらに、テキストによる情報伝達に抵抗を抱くと、連絡すること自体遠慮してしまうこともあるでしょう。
コミュニケーション不足により、チームとしての一体感や所属感が希薄になり、不安や孤立感だけでなく、モチベーションの低下や生産性の低下を招く事態になりかねません。
正確な勤怠管理の実施
テレワークでは、勤務時間が不透明になりやすく、勤怠管理が難しくなります。今まで目に見えていた勤務状況が見えなくなり、実態を把握しにくくなるでしょう。
特に、社員証の読み込みやタイムカードによって勤怠管理を行っていた企業では、急なテレワーク移行に対応できず、勤怠管理が行えなくなる危険性があります。
適正な人事評価の実施
テレワークの環境下だと部下の勤務状況を直接見られないため、業務の結果や成果以外の働く姿勢など可視化・数値化できない内容を評価するのが難しくなります。
従来の人事評価をそのままにするのではなく、テレワーク導入にあわせて評価基準を変えるといった、人や業務内容によって不適切・不公平な評価にならないように調整する必要性が出てくるでしょう。
テレワーク導入時の課題の解決策
テレワーク導入時の課題を理解したところで、その解決策を紹介します。適切な解決策を押さえることがテレワーク導入への近道です。
- リモートデスクトップサービスを導入する
- 「ルール」・「人」・「技術」を軸とした対策方法を策定する
- ワークフローシステムを導入する
- ビデオ会議ツールを活用する
- 勤怠管理システムを活用する
- 新たに人事評価の基準を設ける
リモートデスクトップサービスを導入する
テレワークの方式にはさまざまなパターンがありますが、総務省では7種類に整理されています。 なかでも、Splashtopの「リモートデスクトップアプリ」がおすすめです。
リモートデスクトップとは遠隔地から特定のPCにアクセスして操作する技術です。会社の重いPCを持ち運ぶことによるPCの紛失・盗難のリスクを回避できます。
多くのリモートデスクトップではセキュリティ対策としてVPNとの併用が必要になります。しかし、Splashtopであれば、SSL/AES256ビット暗号化通信やデバイス認証、2段階認証など、ゼロトラスト理論に基づいた強固なセキュリティ環境によってVPNがなくても安全にテレワークを実施することが可能です。
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「ルール」・「人」・「技術」を軸とした対策方法を策定する
テレワークの実現方式にはさまざまなパターンがあるため、具体的な対策方法は方式によって異なります。ただし、共通して言えるのは、「ルール」「人」「技術」を軸として対策を立てることが重要だということです。
具体的には、安全にテレワークを実施するためのルール策定、従業員のセキュリティリテラシー向上のための教育、多要素認証やウイルス対策ソフトなどのセキュリティシステムの導入、など多角的かつ隙のないセキュリティ対策を実施しましょう。
こちらの記事ではテレワークにおけるセキュリティ事故の事例とともにセキュリティ対策を詳しく紹介しているため、ぜひ併せてご覧ください。
ワークフローシステムを導入する
ワークフローシステムとは、業務手続きの一連の流れを電子化したシステムのことです。紙ベースでのデータ管理や捺印などから脱却し、オンライン上で確認や承認することができます。
手間のかかる紙面上の作業を排除し、脱ハンコやペーパーレス化が実現できるため、テレワークの導入だけでなく、業務の効率化も期待することができるしょう。
ビデオ会議ツールを活用する
ビデオ会議ツールを活用すれば、対面と同じようにコミュニケーションを取ることができます。朝礼や振り返り会など、定期的にビデオをONにしたビデオ会議を開くとコミュニケーションの活性化につながるでしょう。
テキストで伝わりにくい内容は、テキストとともにビデオ会議の時間も確保し、口頭で補足をすることで認識のズレを解消することもあります。前述したプロジェクト管理ツールなども組み合わせて、適切なコミュニケーションを図るようにしてください。
勤怠管理システムを活用する
テレワークの勤怠管理には、専用の管理システムの導入がおすすめです。出勤・退勤時の打刻管理、休日管理、労働時間の集計や給与計算などの機能が携わっています。
従業員はPCなどから打刻や申請を行い、管理者はそれを確認することができます。正確な勤怠状況を確認するために、PCの起動ログやアクセスログ、位置情報を勤怠データに活用することも可能です。
新たに人事評価の基準を設ける
テレワーク用に新しく評価基準を設けることで、出社の頻度や業務内容によって不適切・不公平な評価になることを防ぐことが可能です。
評価基準を明確にすることで、テレワークでも従業員のモチベーションも保たれるでしょう。
厚生労働省のテレワークガイドラインでは留意点も紹介されており、ここでは4つ紹介します。
- 上司は、部下に求める内容や水準等をあらかじめ具体的に示すとともに、必要に応じて達成状況について共通認識を持つための機会を柔軟に設けることが望ましいです。
- 人事評価の評価者に対しても、非対面の働き方での適正な評価ができるよう、訓練等の機械を設ける等の工夫が考えられます。
- テレワークを行う場合の評価方法を、オフィスでの勤務の場合の評価方法と区別する際には、誰もがテレワークを行えるようにすることを妨げないように工夫するとともに、労働者に対して取扱いの内容の違いを説明することが望ましいです。
- テレワークを実施せずにオフィスで勤務していることを理由として高く評価すること等も、労働者がテレワークを行おうとすることの妨げになるものであり、適切な人事評価ではありません。
テレワークの導入事例
ここでは、“Splashtop”を利用してテレワークを実施している企業の事例を紹介します。テレワーク導入を検討している企業の方はぜひ参考にしてみてください。
富士ソフト株式会社
富士ソフト株式会社は時間的、空間的に、“ゆとりとやりがいのある働き方”を実現できる環境を従業員に提供し、より生産性を高め、生産力を確保する方法の一つとしてSplashtopを導入しました。
Splashtopの導入によって、社内利用限定の社内システムの使用、会社の自席のPCのリソースの使用、特殊なアプリケーションの使用など、さまざまなニーズに応えることができました。さらに、セキュリティ面、育児や介護をしながら仕事を続けたい従業員への支援なども実現できました。
富士ソフト株式会社｜導入事例
小岩井乳業株式会社
小岩井乳業株式会社は会社に戻ってこなくても時間や場所を選ばず、私用端末で、会社のシステムをチェックできるということで、Splashtopを導入しました。
以前は、会社PCにリモートでアクセスできるシステムはあったものの、接続中に突然落ちてしまったり、操作しづらかったりと問題点がいくつかありました。
Splashtopの導入後は、接続の安定性の向上、操作性の改善、場所や端末のOSに縛られず私用端末で業務ができることなどが実現しました。
小岩井乳業株式会社｜導入事例
株式会社セゾン情報システムズ
株式会社セゾン情報システムズは高いセキュリティレベルをクリアしつつ、実務レベルに耐えうるような利便性とパフォーマンスの良さを確保するためにSplashtopを導入しました。
社外での仕事を行う場合、セキュリティを高めることにより実際に使う際の利便性が損なわれてしまったり、高いパフォーマンスを実現しようとするとコストがかかりすぎたりといった問題がありました。
Splashtopを導入したことで、バックオフィス業務や開発業務、外出中の営業など、さまざまなシーンでテレワークが実現できただけでなく、従業員の働き方に対する意識改革にもつながりました。
株式会社セゾン情報システムズ｜導入事例
住友電設株式会社
住友電設株式会社は本社や支社、支店だけでなく、現場がメインのスタッフも社内PCにアクセスするためにSplashtopを導入しました。
VPNはもともと導入されており、ゲートウェイ型リモートデスクトップ設備の導入も検討されていましたが、現場に1つずつVPNを設置することは非現実的であるという問題点がありました。
Splashtopの導入によって、現場の端末から図面などの社内データの確認やCADなど特殊なアプリケーションが使用できるようになりました。また、テレワーク用のID追加などユーザー管理を、情報システム部に依存することなく、事業部内で簡単に管理ができるようになりました。
住友電設株式会社｜導入事例
プラチナゲームズ株式会社
プラチナゲームズ株式会社は、コロナ禍が大きな理由の１つでテレワークを構築する必要がある中、複数の製品を検討した結果、Splashtopが最も適しており、迅速に環境が構築できるということで導入されました。
Splashtopの導入によって、管理者は利用する従業員ごとに特定の機能のオンオフ、セキュリティレベルのコントロールを実現し、運用面が楽になりました。また、テレワーク導入前にあった東京と大阪の拠点間のコミュニケーションギャップが物理的な距離が意味をなさないため、解消することもできました。
プラチナゲームズ株式会社｜導入事例
課題を解決して、快適なテレワーク環境を構築しよう
自宅で仕事ができるテレワークは、交通費・通勤時間の削減や感染症予防などメリットがある一方で、導入費用やセキュリティ、コミュニケーションなどの課題もあります。しかし、これらは事前に把握し対策することで、最小限にすることが可能です。
リモートデスクトップのSplashtopであれば、年額15,000円（税抜き）／1ライセンスから、ハイパフォーマンスかつゼロトラスト理論に基づいた強固なセキュリティでテレワーク環境が実現できます。
テレワークの課題における環境整備コストやセキュリティ対策にお困りの方は、Splashtopの活用も検討されてみてはいかがでしょうか。
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