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快適なテレワーク環境の構築に必要なシステムの種類と注意点!

快適なテレワーク環境の構築に必要なシステムの種類と注意点!

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働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、多くの企業でテレワーク環境の構築が進んでいます。しかし、具体的にどのようなことを進めていけばよいかわからない、といった理由から、まだテレワークの実施に踏み切れていない企業も少なくありません。

総務省では、テレワークを進める際のシステムの選び方や各テレワークのシステムのメリット・デメリット、セキュリティ対策を「テレワークセキュリティガイドライン」としてまとめています。この記事ではガイドラインを参考に、テレワークに最適なシステム環境の構築方法についてお伝えします。

・テレワークを実施するシステムの種類 リモートデスクトップ方式 VDI(仮想デスクトップ)方式 クラウド型アプリ方式 会社PCの持ち帰り方式

・【方式別】テレワークシステムのメリット・デメリット

・テレワークシステムを安全に利用するための3つのセキュリティ対策 ルールによるセキュリティ対策 人に対するセキュリティ対策 技術的なセキュリティ対策

・テレワークにおけるコミュニケーションの課題と対策 コミュニケーション不足による業務効率の低下 コミュニケーションのためのビジネスツールを用意する

・まとめ

テレワークを実施するシステムの種類

テレワークを実現できるシステム方式には、いくつか種類があります。そのなかでも、利用されることが多い方式を4つ紹介します。

リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップは社内PCに遠隔地からアクセスし、リモート操作を可能にする方式です。実際の業務は社内PCをリモート操作することで行なうため、データを社外に持ち出すことなく業務が行なえます。

従来の業務を遠隔地からそのまま実施できる方式であり、比較的容易に実現可能です。インターネットを経由して社内PCに接続しますが、VPN(Virtual Private Network)と併用して通信経路上のセキュリティを確保しながらの利用が多くなります。

しかし、なかにはリモートデスクトップのソリューション単体で、安全な通信経路を確保できるものも登場しています。昔から存在しながらも、時代に合わせて進化し、テレワークを実現する手段として注目されている方式です。

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VDI(仮想デスクトップ)方式

VDIはVirtual Desktop Infrastructureの略称であり、仮想デスクトップ基盤を表します。オフィスのサーバー上で提供する仮想デスクトップに遠隔地からログインし、業務を行う方式です。リモートデスクトップと似ていますが、ユーザーが物理的なPCに接続するか、仮想的なデスクトップを利用するかで明確に異なります。

仮想デスクトップはVDIサーバーで一元管理するため、管理が容易なうえに高いセキュリティ強度を持ちます。ただし、VDIの環境は既存のシステム環境を大きく変更する必要があり、VDIサーバー構築などの初期コストがかかります。

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クラウド型アプリ方式

インターネットからクラウド上のアプリを利用して業務を行う方式です。業務で使うアプリをクラウドから利用するため、インターネットに接続できる環境であれば場所を問わない点で、テレワーク環境の構築が最も容易といえます。

クラウドサービス利用のコストだけでテレワークを実施でき、設備コストが不要です。ただし、業務データは作業PCとクラウド上に保存されるため、社外から業務を行なう場合は情報漏洩対策などが必要不可欠です。

会社PCの持ち帰り方式

会社で利用しているノートPCなどを自宅に持ち帰って利用する方式です。この方式は社内ネットワークに接続するため、多くの場合VPNを利用します。

テレワークを実現する方式として最もわかりやすく、従来の環境がそのまま利用可能です。しかし、当然持ち運びできるのはノートPCなどに限られるため、デスクトップPCなどでは利用できません。さらに、盗難や紛失による情報漏洩など、セキュリティリスクの高さに注意が必要です。

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【方式別】テレワークシステムのメリット・デメリット

前述した方式ごとに特徴やメリット・デメリットをまとめました。どの方式を採用するか検討する際の参考にしてください。

・方式別の特徴、メリット・デメリット

方式 メリット デメリット
リモートデスクトップ
  • 比較的安価で導入が容易
  • リモート端末にデータ保存されない
  • 社内PCと同じ環境で業務可能
  • 自宅にあるPCをそのまま利用可能
  • 社内PCの電源を常時ONにする必要がある
仮想デスクトップ
  • リモート端末にデータ保存されない
  • セキュリティ強度が高い
  • システム管理者が一元管理できる
  • 初期費用が高額で導入難易度は高め
  • 環境構築の専門知識が必要
クラウド型アプリ
  • 安価で導入が容易
  • 利用するPCを選ばない
  • インターネットにつながれば、場所を問わず利用可能
  • テレワークで可能な業務範囲が限られる
  • アカウント情報の漏洩により外部からの攻撃を受ける可能性がある
会社PC持ち帰り
  • 導入が容易
  • オフラインでも作業ができる
  • 社内PCをそのまま利用できる
  • 新規に端末を用意する場合は初期費用が高くなる
  • リモート端末にデータが保存されるため、盗難、紛失による情報漏洩の可能性がある
  • VPN環境の構築が必須

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テレワークシステムを安全に利用するための3つのセキュリティ対策

どの方式を採用する場合でも、テレワークシステムの構築においてセキュリティ対策は必要不可欠です。テレワークを安全に利用するために、次の3つの観点でのセキュリティ対策をバランス良く実施しましょう。

ルールによるセキュリティ対策

テレワークは、オフィスと異なる環境で業務を行なうため、テレワーク用の業務ルールの策定が必要です。テレワークを安全に利用できるよう、情報を取り扱う際の行動指針や仕事のやり方をルール化していきます。

例えば、マルウェア感染を防ぐために、OSやブラウザのアップデートが未実施の状態で社外のWebサイトにアクセスしないなどです。既存の社内セキュリティルールと照らし合わせて策定しましょう。

人に対するセキュリティ対策

ルールを策定しても、守られなければ意味がありません。従業員に対してルールの周知を徹底することはもちろん、セキュリティリテラシー向上のための教育も必要です。セキュリティリテラシーが低いと、そもそもルールを策定された理由が理解できない可能性があります。

例えば、OSやブラウザなどのアップデートをしないと、マルウェアに感染するリスクがあることを理解できていなければ、そのルールを軽視して実行しないことも考えられます。人に対するセキュリティ対策は最も実施が難しい部分ですが、それゆえ最も重要な対策といえるでしょう。

技術的なセキュリティ対策

上記のセキュリティ対策では対応できない部分を、技術的なセキュリティ対策で補完します。不正アクセスやマルウェア、情報漏洩といったセキュリティリスクに対して、認証・検知・防御・制御を自動的に行なうための対策です。

例えば、アンチマルウェアソフトの導入やファイアウォール、標的型攻撃メール対策ソリューションなどが該当します。利用するシステム方式に合わせて、最適な対策を選択しましょう。

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テレワークにおけるコミュニケーションの課題と対策

テレワークの実施において、コミュニケーション面での課題が見落とされることがあります。どういった課題があり、どのように対策すれば良いのかを把握しておきましょう。

コミュニケーション不足による業務効率の低下

テレワークでは従来どおりのコミュニケーションが難しいため、従業員のコミュニケーションに対する不安は大きいものです。例えば、上司から部下への業務指示が的確に伝えられるか、会議の開催が必須な場合などにスムーズに進められるか、などに不安を感じることが多いでしょう。

コミュニケーションがうまく取れないと業務が円滑に進められず、業務効率の低下につながることも考えられます。そのため、テレワークを実施する際には、コミュニケーション不足に対する対策が必要不可欠です。

コミュニケーションのためのビジネスツールを用意する

テレワークでコミュニケーションを円滑にするためには、以下ツールの導入をおすすめします。

  • Web会議ツール
  • ビジネスチャットツール
  • ファイル共有ツール・グループウェア

など

Web会議ツールは、オンライン上で会議を実施するためのツールです。Webカメラなどを利用すればお互いに顔が見えるため、対面の会議と遜色ない会議を実施できます。資料の共有機能などを持つツールもあるため、テレワーク時のコミュニケーションツールとして重要視されています。

ビジネスチャットツールは、メールよりもリアルタイムで複数人と同時にやり取りができるため、オンライン上のコミュニケーションを円滑に行えます。

グループウェアは、社内・組織内で情報共有するためのツールです。スケジュールやファイルの管理・共有などが行えます。

これらのツールを利用して、テレワークでも出社時と変わらないコミュニケーションがとれる環境づくりが重要です。

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まとめ

テレワークを実施するためのシステム方式は複数あり、それぞれにメリット・デメリットがあります。そのため、システム方式を選ぶ際には、自社の環境に合わせた選択が重要です。

また、テレワークを実施する際にはセキュリティ対策が欠かせません。ルール・人・技術の3つを意識して、バランス良くセキュリティ対策を施す必要があります。さらに、コミュニケーション面の課題に関する対策も検討が必要です。

テレワークを快適に実施するための環境づくりとして、これらを考えてみてはいかがでしょうか。

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