こんにちは。スプラッシュトップ編集部です。
業種や職種を問わず普及してきたテレワークですが、法務部門で働く人々の中には「契約書の捺印業務といった在宅ではできない業務があるからテレワークは難しい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
実は、法務部門のテレワーク実施率は8割を超えているというデータもあり、法務部門におけるテレワークは、今や現実的な手段となっています。
しかしいくつかの課題があるのも事実。そこでこの記事では、法務部門におけるテレワーク実施の課題とその対策方法について紹介します。
法務部門でもテレワークは可能なのか？
「法務部門でもテレワークは実現可能か？」という質問に対しては、「実現可能」が答えになります。
2020年にBUSINESS LAWYERSが行った「法務担当者のリモートワークに関するアンケート」によると、法務担当者で在宅勤務をしている人は86%と、なんと8割を超える結果となりました。
さらに、法務部門の業務は在宅勤務でも可能か聞いたところ、そのうちの89％の人が「十分に対応可能」「どちらかといえば対応可能」と回答しています。
このアンケート結果を見ると、法務部門はテレワークに適しておりテレワークを導入している企業は多いと想定されます。しかし一方で、テレワークを導入できていない企業には業務遂行上の課題があることも分かりました。
新型コロナウイルスの感染拡大は長期化し、収束した後も元の状態には戻らないとも言われています。新たな生活様式の中で業務を継続させるために、法務部門においても、テレワークの導入を阻害している課題を早急に解決することが求められています。
法務部門におけるテレワークの課題
テレワーク導入については、法務部門ならではの次のような課題があります。
紙の契約書や押印業務の存在
先程のアンケートでは、在宅勤務をしていない人の64％が、その理由として「在宅ではできない業務がある」と回答しました。
在宅でできない業務としては、紙の契約書で契約を締結する業務や、重要文書への押印業務などが考えられます。紙の契約書やハンコを社外に持ち出すことができず、社内で対応しなければならないためテレワークが実現できない、という企業は少なくありません。
テレワークを導入するためには、紙の契約書やハンコが必要な業務をいかにデジタル化していくかが課題となります。
コミュニケーションの課題
上記の課題と併せて大きな課題として挙げられているものが「コミュニケーション」についてです。先ほどご紹介したアンケートでも、在宅勤務をスタートするにあたり法務担当者が抱えていた不安として最も多い回答が「社内のコミュニケーションが十分に行えるか」でした。
また、社内のコミュニケーションを挙げた人が67％であるのに対し、社外のコミュニケーションを挙げた人は30％にとどまり、社外よりも社内のコミュニケーションに不安を感じている傾向が伺えます。
例えば法務部門では、契約を締結する場合に契約内容をチェックし、必要に応じて契約内容の詳細を知っている営業担当者とやり取りを行います。契約書作成を他部署間で確認しながら進める必要があるため、テレワークだとスムーズに進まない、連携がうまく取れずミスが生じる、といったことが懸念されているのかもしれません。
これらの不安を払拭するには、口頭でのコミュニケーションのように即時にやり取りができ、同じ状態の契約書を互いに確認しながら会話を交わせる環境が必要です。
セキュリティの課題
セキュリティは最も大きな課題です。法務部門では機密情報を取り扱うことが多く、情報が漏えいした場合、被害の損害も大きくなります。
そのためセキュリティに不安を感じ、テレワークを導入できないケースも少なくありません。事実、同アンケートでも半数近くの回答者が在宅勤務における不安として「セキュリティ上の問題」を挙げています。
情報を外に持ち出すことを許可すると、紛失や悪意による情報流出のリスクが高くなります。また社外から社内ネットワークに接続すると、サイバー攻撃を受ける危険性も高まります。
テレワークでは、いかに社内の情報を外に持ち出さずに業務が行えるか、社外からでも安全に社内ネットワークに接続できるか、を考慮した環境構築が求められます。
法務部門でテレワークを実現するためのポイント
法務部門でテレワークを実現するには、次のようなポイントがあります。
電子契約サービスの活用
紙の契約書やハンコに関する課題は、電子契約サービスを活用することで解決可能です。
電子契約サービスでは、契約書や申請書などを電子データとしてインターネット上で交換し、電子署名を施すことで契約を締結します。対象の電子データは、企業のサーバーやクラウドストレージに安全に保管されます。
近年では従来の紙とハンコを用いた契約ではなく、電子契約サービス利用のみに限定する企業も増えてきています。契約先の協力が必要にはなりますが、法務部門のテレワークを実現するためには欠かせない要素の一つです。
メール以外のコミュニケーション環境の構築
コミュニケーションがうまくいかないという不安を解消するためには、従来は対面や内線電話など口頭でコミュニケーションを取っていた業務を、リモートで実現する必要があります。従来のコミュニケーション方法とのギャップを埋めるには、チャットやWeb会議システムの利用が効果的です。
チャットはメールよりもリアルタイムに情報をやり取りでき、口頭でのちょっとした会話のような感覚で利用できます。また会話の履歴をさかのぼることができるため、後で確認しやすくなります。
複数人で顔を突き合わせて会議をしたい場合でも、Web会議システムを導入すれば従来と同等の会議を実現できます。画面共有もできるため、契約書を確認しながらスムーズな意思疎通が図れます。
このようなツールを活用し、必要なコミュニケーションが取れる環境を構築することが大切です。
セキュアなリモートアクセスツールの導入
テレワークや在宅勤務では機密情報を社外で扱うことになるため、セキュアなリモートアクセス環境の導入が必要です。
一般的に採用されているリモートアクセスの手法の一つがVPNです。VPNは、インターネット上に特定の人だけが利用できる仮想の専用線を構築し、セキュアな通信を確保する手法のことです。
一方で、VPNサーバーに接続するユーザーが多くなるとVPNサーバーへの接続の許容量をオーバーし、通信速度が遅い・繋がらないという問題が起こりやすくなるというデメリットもあります。
また、社外でVPNを利用する端末がマルウェアに感染してしまうと、社内ネットワークにも感染が広がる危険性や、社外端末に残った業務に関するデータを不正取得されてしまうリスクも考えられます。
VPN以外のリモートアクセスの手法としてよく検討されているのが、リモートデスクトップです。
リモートデスクトップは、自宅にある端末から社内にある端末をリモートで操作する仕組みです。基本的に自宅の端末には社内の端末の画像を転送するだけなので、社内のデータを外に持ち出さずに業務ができるという特徴があります。
ただし、一般的な「Microsoft リモート デスクトップ」などのリモートデスクトップツールの場合、通信の安全性を考慮しVPNと併用されることが多く、前述のようなデメリットも想定されます。
そこで、VPNを使用せずとも安全なリモートアクセス環境を構築できるリモートデスクトップツール、Splashtopをおすすめします。
Splashtopでは、通信はすべてSSL/AES256ビット暗号化通信を採用しているため安全に情報をやり取りできます。リモートデスクトップ接続する際は、直接社内のパソコンへ接続するのではなく、AWS（Amazon Web Service）のゲートウェイ・リレーサーバー等を経由して接続するため、ファイアウォールを含む既存のセキュリティ対策に影響を与えることなく導入が可能です。
加えて、2段階認証やデバイス認証機能など、ユーザーIDとパスワードだけにとどまらない認証機能も有しており、不正アクセスの対策も行なえます。契約書や個人情報などの機密性の高いデータを扱うことが多い法務部門でも、PCやタブレットの紛失による情報漏洩のリスクを抑えられます。
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まとめ
法務担当者の在宅勤務実施率は86％というデータもあり、法務部門のテレワークは比較的実現しやすいようです。
しかし、「紙の契約書や押印業務の存在」「コミュニケーションの課題」「セキュリティの課題」といった課題もあり、テレワークを実現するためにはこれらの解決が必須となります。
このような課題を解決するには、電子契約サービスやビジネスチャット・Web会議ツールの導入、セキュアなリモートアクセスツールの導入が効果的です。
特に、機密情報を取り扱うことが多い法務部門では、セキュアなリモートアクセス環境の構築が欠かせません。
これから法務部門でテレワークを実施する際には、セキュアで導入も容易なSplashtopを検討してみてはいかがでしょうか。
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