こんにちは。スプラッシュトップ編集部です。
新型コロナウイルスの影響で多くの企業がテレワークを導入するにしたがい、情シス部門にかかる負担は大きくなってきました。
導入フェーズのみならず、導入後も企業の情シス部門には処理すべき課題が山積みです。特に “ひとり情シス”の場合、さらに大きな負担を抱えることになるでしょう。
そこで今回は、テレワーク導入において情シスが抱える悩みや課題について掘り下げ、その対策方法を提案します。
企業でテレワークを導入する際の情シスの課題
ここでは、企業でテレワークを導入する際、情シスが頭を悩ませる代表的な課題や問題を紹介します。
ユーザーサポートの課題
ユーザーサポートは情シスが抱える大きな課題の一つとなっています。
株式会社ソフトクリエイトが実施した「情シス向け テレワークの実態アンケート」 (2020年5月)によれば、情シスが「テレワーク実施環境での、Web会議・コミュニケーションツールにおける課題」と感じていることの上位は、“リテラシーの課題”（58.3％）、“ユーザー環境の課題”（57.6％）、“ツール利用や教育の浸透に関しての課題”（33.8％）、という結果となりました。
また同様の調査で、テレワーク実施済みの情シス担当者からは、「同じ内容の問い合わせが個別に何度も発生し、問い合わせ件数が通常の数倍に増えた」という声も聞かれました。
この調査からも分かるように、テレワーク導入の際にはマニュアルの作成や説明会の開催を行い、社員に対するリテラシー教育やサポート体制の構築が不可欠です。そしてその担当は情シス部門が担うことが多いため、通常業務に加えてその分の業務負担が増えることが一つの課題となるでしょう。
セキュリティ管理の課題
テレワークを導入するにあたりセキュリティ管理の課題は避けて通れません。社内の機密情報等が外部に漏れることを防ぐために、不正アクセスや情報漏洩への万全な対策を講じる必要があります。
セキュリティ面を考慮しVPNを導入する企業も多く存在しますが、VPNを利用してセキュリティ事故につながった事例も報告されているため、どのようにリモートアクセス環境を構築するかは大きな課題となるでしょう。
またテレワークにおける情報漏洩事故の原因として代表的なのが、リモート用端末やセキュリティパッチの更新漏れ、リモート端末の紛失・盗難などです。情シスはシステム面のみならず、ユーザーの行動も想定したうえで万全なセキュリティを確保することが求められます。
ひとり情シスにおける悩みや課題
少人数または一人で情シス部門を担当する“ひとり情シス”。ひとり情シス・ワーキンググループの調べ（2020年8月）によれば、コロナ禍においてひとり情シスの78％が「忙しくなった」と回答しています。
テレワーク導入の際は、他部門とも連携を取り、何度も検証を重ねて慎重に行うことが欠かせません。そのためひとり情シスの場合は特に、一時的な生産性の低下や業務の停滞が懸念されます。
また近年では、ITインフラにクラウドを継ぎ足したことで複雑化し、見えないリスクや老朽化・未整理のシステム対応にも手を取られてしまいます。このように守備範囲が広がっている点も、ひとり情シスが抱える大きな悩みの一つです。
悪いことだけじゃない？ テレワーク導入による情シスのメリット
企業全体でテレワークを導入することは情シスにとってさまざまな負担がかかります。しかしその一方で、情シスにとってのメリットにつながる一面もあります。
システムのトラブルやリリース時における業務の効率化
テレワーク導入によって、システムトラブルやリリース時における業務の効率化が期待できます。
システムトラブルは平日だけでなく深夜や休日に起こることも多く、即時対応が必要となるケースも少なくありません。その場合、トラブル対応のため、深夜や休日にも出社を余儀なくされることもあるでしょう。
その際にテレワークが導入できていれば、わざわざ出社せずに自宅などからトラブル対応が可能になります。
他部門への影響を考慮して深夜や休日に行なうことが多いシステムリリースに関しても、同様のことが言えます。
出社の手間が省けるだけでなく、移動時間が削られ即時対応が可能になるため、結果として業務効率の向上にもつながる点は大きなメリットの一つです。
ユーザーサポート、管理が柔軟になる
情シスの通常業務の一つに、問題が発生した社員の端末などのもとへ駆けつけて対応するヘルプデスク業務が挙げられます。
このような場合のユーザーサポートも、テレワーク環境を構築しておくことによってリモートで対応できるようになり、業務効率化につながるでしょう。
さらに、社員の端末の管理も情シスがリモートで一元管理できるようなソリューションを活用すれば、トラブルの発生や問い合わせ件数自体を減らすことが可能になるかもしれません。
ワークライフバランスの改善
情シスの業務は、直接現場に行って対応するユーザーサポートを除けば、多くがPCの操作で完結するものが多いです。そのため、以前から出社することに疑問を感じていた情シス担当者は少なくないでしょう。
業務の性質上どうしても業務時間外や休日に対応せざるを得ない状況は避けられないかもしれませんが、そのために出社する、トラブル発生に備えて会社で待機する、といったことが減る分、テレワークによって働き方の自由度は高まります。
ワークライフバランスを改善するために、テレワークは情シスにこそ導入すべき働き方であると言えるでしょう。
テレワーク導入の課題の対策方法
テレワーク導入における情シスの悩みや課題への対策では、アウトソーシングやICT活用が鍵となります。ここでは、具体的な対策方法を見ていきましょう。
ICT活用による課題の解決
セキュリティやユーザーサポートなどの課題に関しては、適切なICTソリューションを導入することで解決できます。
具体的な対策の例を挙げると、煩雑になりやすいユーザー管理を一元的に管理するソリューションを導入したり、ナレッジデータベースを作成して展開したりするなどが考えられます。
ただし、ユーザーにとって使いづらいシステムでは問い合わせが増えたり、トラブル発生の原因になったりする可能性もありますので、ユーザー視点で利用しやすく従来から大きく変わらない環境の構築を目指すとよいでしょう。
またICTを活用するにあたっては、高いセキュリティを維持したままリモートアクセス環境を整えることが大前提となります。
ひとり情シスではアウトソーシングも一つの手
前述のとおり、ただでさえ手一杯なひとり情シスが、通常業務に加えてテレワーク導入も行うことは全体のパフォーマンス低下につながりかねません。
そういった場合に有効な対策として、一部の業務をアウトソーシングすることを検討しましょう。例えばインフラ機器の調達やクライアントシステムの運用などをアウトソーシングすれば、自身はIT戦略の構築や自社開発などに力を注ぐことができます。
情シス部門は対応すべき業務が多いため、ICT活用と併せてアウトソーシングも検討することで、よりクリティカルな業務に集中できるようになり、結果としてパフォーマンスを上げることにもつながるでしょう。
課題を一挙に解決するベストソリューション
テレワーク導入の際の情シスの課題として、「ユーザーサポート」「セキュリティ」「人手不足」の3つを挙げましたが、これらの課題はリモートデスクトップソリューションの“Splashtop”を導入することでいっぺんに解決可能です。
まずはユーザーサポートに関して、サポートが必要なユーザーが9桁のセッションコードを情シスに伝えるだけで、情シスはそのユーザーのPCにリモートアクセスして直接サポートを行なえる機能が搭載されています。
これによって、社員の席に出向いてサポートするのと同じ感覚で遠隔から対応が可能となります。
またセキュリティ管理に関しても、Splashtopはリモートデスクトップであり社内のPCを遠隔から操作する仕組みのため、情報を社外に持ち出す必要がなく、情報漏洩のリスクを避けることができます。
加えて、すべての通信はSSL／TLS、AES－256ビット暗号化通信を採用しているため、VPNを使用せずに安全な通信環境が構築可能です。
SSOが標準搭載されているため、新規アカウントの発行作業が不要で、パスワード漏洩のリスクも軽減します。
さらにSCIMプロビジョニングでシステムごとのメンバーアカウント作成や保守などの管理が効率化でき、退職時のアカウント無効化も一括で行なえるため、ひとり情シスの負担を大幅に減らすことができます。
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まとめ
企業のテレワーク導入の際には、情シスが解決すべき課題や悩みが多く挙げられます。特に、ひとり情シスの場合にはより大きな負担を抱えることになるでしょう。
しかし一方で、システムトラブルやリリース時における業務の効率化、ユーザーサポートや管理が柔軟になるなど、情シスにもテレワーク導入によって得られるメリットがあります。
情シスの悩みや課題の解決方法はいくつか考えられますが、Splashtopであれば情シスが抱える課題の解決と快適なテレワーク環境の構築が可能です。安全で管理がしやすいテレワーク実現のために、Splashtopの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
＞Splashtopについて詳しくはこちら
