新型コロナウイルスの流行をきっかけに、さまざまな企業でテレワークが広まりました。テレワークは、働き方だけではなく事務所（オフィス）の在り方にも変化をもたらしています。テレワークを導入して従業員の多様な働き方を支えながら生産性を高めるためには、事務所をどのように整備していけばよいのかを知ることが大切です。
本記事では、テレワークの導入による事務所の変化と、導入後に必要な機能を解説します。また、テレワークの課題と必要な対策、解決につながるツールも紹介するので、導入を検討中の方は参考にしてください。
目次
今後も必要？テレワークの普及による大きな変化
国土交通省が発表した「テレワーク人口実態調査」のデータを見ると、国内で新型コロナウイルスが流行しはじめた令和2年度と前年度の令和元年度を比較して、雇用型テレワーカーの割合が4.1％高くなっています。
※1 雇用型テレワーカーとは、勤務先とは異なる場所で仕事をすること、または勤務先に出勤せず自宅やその他の場所で仕事をすることを指す（会社員）
※2 自営型テレワーカーとは、自宅で仕事をすること、または普段自宅から通っている事務所とは異なる場所で仕事をすることを指す（会社経営者や個人事業主など）
参考：令和４年度 テレワーク人口実態調査－調査結果（概要）－｜国土交通省
雇用型テレワーカーと自営型テレワーカーの定義が令和3年度に変更されたため、令和2年以前と令和3年度以降の比較は困難です。そうした前提があるなかでも、令和4年度のデータから、新型コロナウイルス流行前よりもテレワーカーは普及したといえます。
テレワークの普及は、企業に次のような変化をもたらしました。
・仕事選びの変化
・働き方と制度の変化
・事務所の変化
仕事選びの変化
テレワークの普及によって、求職者の仕事選びに変化が見られています。
2023年に株式会社学情が実施した「アフターコロナの転職意向」の調査によると、新型コロナウイルス禍を経て、仕事選びの軸に「変化がある」または「どちらかと言えば変化がある」と答えた割合は合計55.8％にのぼります。
また「新型コロナウイルス禍を経て、仕事選びで重視するようになった点」という質問に対し、勤務形態（出社・テレワーク）が60.0％ともっとも高い割合となりました。
「リモートワークを経験し、働く場所を柔軟に選択したいと思うようになった」との声があるように、テレワークを実際に経験した20代は、柔軟な働き方の手段としてテレワークを高く評価していることがわかります。
「テレワークを導入している会社かどうか」は、若い世代にとって仕事選びのポイントになりつつあるのです。
働き方と制度の変化
テレワークでは、出退勤や休憩時間の明確な区分があっても管理しきれなくなるため、従来の働き方制度にあわないケースがあります。
以下のデータは、テレワーカーと非テレワーカーが利用している働き方の制度の割合を示しています。
働き方の制度
参考：令和４年度 テレワーク人口実態調査－調査結果（概要）－｜国土交通省
テレワーカーの割合が高い上位3つの働き方を見ると、テレワーカーは働く場所だけではなく、働く時間にも柔軟性があると考えられます。テレワークを導入する際は、柔軟な働き方制度の整備もあわせて行うと良いでしょう。
事務所の変化
テレワークの導入によって、以下のように新たな場所で働くケースが増え、事務所の役割や在り方にも変化が出てきています。
※住所と電話番号のみを提供する事務所もバーチャルオフィスと呼びます。
テレワークを導入しても、自宅では働けない事情のある従業員もいます。また、自宅では生産性が落ちてしまう、従業員同士のコミュニケーションが不足するといった課題も出てくるでしょう。新たな事務所の導入は、このようなテレワークの課題解決につながる可能性があります。
以下の記事では、バーチャルオフィスの事例を複数紹介しているので、導入を検討する際の参考にしてください。
バーチャルオフィスが追い風？進化するリモートワークの今と「未来の働き方」
事例からわかる！テレワーク導入による事務所（オフィス）の変化
テレワークの導入によって、事務所（オフィス）の環境や役割が変化しています。ここでは、次の4つの事例からテレワークによる事務所の変化を紹介します。
・事例1.事務所拡張・移転が不要になった
・事例2.バーチャルオフィスに移行した
・事例3.事務所をコミュニケーションの場として意識するようになった
・事例4.事務所の移転・新規開設で地方人材を登用しやすくなった
どのように変化するかが事前にわかっていると、テレワーク導入後の事務所をイメージしやすくなるでしょう。
事例1.事務所拡張・移転が不要になった
デジタルマーケティングやコンサルティングを行うシェイプウィン株式会社は、2020年度にテレワークを導入し、全従業員がテレワークとフレックスタイム制を活用したフルリモート勤務で働ける体制を整えました。
その結果、従来の事務所に全員分のデスクを用意する必要がなくなり、次のように事務所の在り方を変更しても業務を遂行できるようになったのです。
・固定席を廃止し、フリーアドレス制へ変更
・必要最低限の席数に変更
事務所の在り方を変更したため、従業員数が3人から17人に増えても、事務所の拡張や移転をせずに済み、コストを抑えたまま運用できるようになりました。
参考：テレワークトップランナー2023 総務大臣賞 取組事例集｜総務省
事例2.バーチャルオフィスに移行した
テレワークの導入支援を行う株式会社テレワークマネジメントは、2008年の会社設立時よりテレワークを導入していましたが、2020年の新型コロナウイルス流行を受けて完全テレワーク体制に移行しました。テレワーク導入当初より、テレワークならではの課題解決に取り組み、働きやすい環境を構築しています。
たとえば、従来はメールでコミュニケーションを行っていましたが、やり取りに時差が生じたり共有漏れがあったりと、スピーディーな意思決定や一体感の醸成に課題があったのです。こうしたコミュニケーションの課題を解決するために、バーチャルオフィスをはじめとする各種システムを整備しました。
バーチャルオフィスに出社する形をとることで、遠隔地の従業員と一緒に働く一体感を得られるようになりました。また、各従業員の状況が可視化されるため、状況をみながらオンライン打ち合わせを行う文化が根付き、完全テレワーク体制下でもスピード感のある意思決定を実現しています。
参考：テレワークトップランナー2023 総務大臣賞 取組事例集｜総務省
事例3.事務所をコミュニケーションの場として意識するようになった
在宅ワークの斡旋・管理を行う株式会社スタッフサービス・クラウドワークは、テレワークの導入により、従来以上に事務所をコミュニケーションの場として意識するようになりました。
同社は、従来よりテレワークを前提とした業務形態を構築しています。テレワークでは同僚や上司に対し、業務を進めるうえで、自ら発信したりコミュニケーションをとったりする必要があり、新入社員はそのスキルの定着からスタートしなければなりません。
そこで、新入社員のスキル定着と組織力アップのために事務所を活用しています。入社式から2ヶ月間は、事務所でコミュニケーション研修を行い、基本的なスキルや姿勢を学びます。職場の風土に慣れたうえでテレワークに移行していくのです。
新入社員がはじめからテレワークで働くと、さまざまな課題が生じますが、このように事前の研修を密に行うことで通常勤務と変わらない一体感を生み出すことが可能です。
参考：テレワークトップランナー2023 総務大臣賞 取組事例集｜総務省
事例4.事務所の移転・新規開設で地方人材を登用しやすくなった
テレワークをきっかけに事務所を地方に移転してコストダウンを図ったり、サテライトオフィスを新規開設して地方人材の登用を推進したりする企業も出てきています。
クラウドサービスの企画・販売、ウェルビーイング経営のコンサルティングを行う株式会社PHONE APPLIは、2019年に山口県萩市でサテライトオフィスを開設。「世界中どこにいても高いIT技術を習得していける環境」を目指し、体制を整えてきました。その後、新型コロナウイルスの流行を受けて、テレワークを導入しています。
地元の高卒生を積極的に採用し、高いIT技術を習得できる環境の整備により、優秀な地方人材を登用しやすくなりました。
参考：テレワークトップランナー2023 総務大臣賞 取組事例集｜総務省
テレワーク導入後の事務所（オフィス）に必要な機能
これまで紹介した事例を見ると、テレワークの導入後もさまざまな形で事務所（オフィス）が必要であるとわかります。テレワーク導入後の事務所の役割は、主に次の3つです。
・企業の理念・ミッションを発信する場
・従業員の対面コミュニケーションの場
・従業員の柔軟な働き方を支える働く場
3つの役割を意識して事務所の在り方を見直し、リモートワークの導入を成功させましょう。
企業の理念・ミッションを発信する場
完全テレワーク体制では、コミュニケーションがとりにくくなるため、従業員が孤立し、組織が分散するおそれがあります。従業員のモチベーションやエンゲージメントを維持・向上させるためにも、企業の理念やミッションを伝える場が必要です。
事務所は、企業の理念・ミッションを発信する場として機能し、企業の統率に寄与します。
従業員の対面コミュニケーションの場
事務所は、従業員同士のコミュニケーション不足を解消する場所として機能します。テレワーク導入後も定期的にミーティングや研修を実施することで、チームならびに組織の結束を高められるでしょう。
バーチャルオフィスを活用すると、テレワークのまま事務所でコミュニケーションをとることも可能です。
従業員の柔軟な働き方を支える働く場
テレワークは働き方のひとつであり、従業員が「選べる」ことが理想です。事務所で集中して仕事に取り組み、公私を明確に分けたい従業員もいるでしょう。テレワークだけではなく、事務所で働ける選択肢があると、さまざまな従業員のニーズを満たせます。
テレワークを導入する前に、従業員アンケートを実施し、どのような働き方を求めているかを調査すると、実態にあった改革ができるはずです。
テレワーク導入の課題
テレワークの課題を解決するには事務所の整備が必要ですが、それだけでは不十分なケースがあります。
テレワークの主な課題は以下のとおりです。
・セキュリティの確保
・テレワークに必要な端末などの整備
・テレワークをする社員の労働時間の管理
・通信環境の整備（通信速度や回線の不足等）
・社内コミュニケーションの不足、情報共有の困難
・テレワーク業務に関する就業規則の整備
・テレワークをする社員への指示・指導・評価
・個々の従業員による業務の進捗管理
参考：テレワークセキュリティに関する実態調査（R4年度）｜総務省
上記の項目を踏まえ、自社でテレワークを導入した際に想定される課題を洗い出し、あらかじめ対処法を決めておくことが大切です。また、実態にあわせて課題を解決するツールの導入を検討しましょう。
以下の記事では、テレワークやテレワーク環境のリスクと対策について解説しているので、あわせてご覧ください。
リモートワーク、ハイブリッドワーク時代の福利厚生のカタチ
リモートアクセスのセキュリティリスクとは？トラブル事例や対策方法を紹介
テレワークの課題解決をサポートするツール
テレワークの課題解決をサポートするツールとして、Splashtopの4つの製品を紹介します。
・事務所のPCと接続してリモートワーク環境の導入｜Splashtop Remote Access
・リモートワークのITトラブルも遠隔対応｜Splashtop Remote Support
テレワークの導入によって発生する課題解決にお悩みの場合は、ぜひ導入をご検討ください。
お問い合わせ
事務所のPCと接続してリモートワーク環境の導入｜Splashtop Remote Access
『Splashtop Remote Access』は、自宅や事務所外のデバイスから会社のPCに接続し、操作できるツールです。パソコンとインターネット環境さえあれば、会社のPCの設定やシステムをそのまま活用できるため、特別な機器や設備は必要ありません。
テレワーク導入の課題である「セキュリティの確保」「テレワークに必要な端末などの整備」に対応可能で、安全性を確保しながら既存デバイスでテレワークをはじめられる点が魅力です。
リモートワークのITトラブルも遠隔対応｜Splashtop Remote Support
『Splashtop Remote Support』は、遠隔地のデバイスにリモートでアクセスしてユーザーのサポートを行えるアプリです。これまでIT技術者が現場に足を運ばなければならなかったトラブルにもリモートで対応できるため、業務の効率化・迅速化を実現できます。
Splashtop Remote Support を活用すると、リモートワーク下で企業から従業員に貸与したIT機器のシステムにトラブルがあった場合やメンテナンスが必要な場合でも、技術者が赴かなくても対処可能です。
詳細な機能を知りたい場合は、以下のマニュアルをご覧ください。
資料ダウンロード
まとめ：事務所（オフィス）の環境を整備してテレワークを導入しよう！
まとめ：事務所（オフィス）の環境を整備してテレワークを導入しよう！
テレワークの普及によって、次の3つの変化が見られるようになりました。
・仕事選びの変化
・働き方と制度の変化
・事務所の変化
新型コロナウイルスが落ち着いた今でも、労働者は多様な働き方のひとつとしてテレワークを求めています。そのため、テレワークの導入を検討している企業も多いでしょう。
テレワークの導入にあたっては、事務所の在り方や役割も見直さなければなりません。ただし、それだけでテレワークの導入における課題をクリアできるとは限りません。さまざまな課題を想定したうえで、適切な対処法を考え、場合によってはツールの導入が必要です。
スプラッシュトップ株式会社が提供する各種製品は、リモートワークの課題解決をサポートします。遠隔地からの業務支援や効率化をお考えの方は、ぜひ導入をご検討ください。「導入する製品を詳しく知りたい」「どれを導入すべきかわからない」という場合は、お気軽にお問い合わせください。
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