こんにちは。スプラッシュトップ編集部です。
コロナウイルス感染症対策や働き方改革の影響で、さまざまな企業でテレワークの導入が進んでいます。しかし、企業を円滑に運営する役割を担う総務部門では、テレワークの導入が難しいというのが現状です。『月間総務』が総務担当者を対象に実施した「総務のリモートワークの実態」（※1）によると、緊急事態宣言中に「完全にリモートワークだった」総務担当者は1.6%にとどまりました。
※1 出典：月間総務「総務のリモートワークの実態」
本記事では総務部門のテレワークが難しい理由や、総務部門でもテレワークを実現するための方法を解説します。
総務部門におけるテレワークの課題
総務部門におけるテレワーク導入が難しいとされる理由や課題は、おもに以下の4つが挙げられます。
書類の管理業務
総務部門では、帳簿や決算書、証憑などの書類を保管する必要があり、これらの多くは紙ベースで保管されています。個人情報や機密情報を含む書類も多く扱うため、書類のペーパーレス化だけでなく、強固なセキュリティ対策も必要です。これらの要件を満たすのが難しいため、テレワークの導入が進んでいないケースが多いです。
郵便物の対応業務
会社宛に届く郵便物や荷物の管理・発送などの対応を担当することの多い総務部門では、テレワークの導入のよって、郵便物や荷物の受け取り・発送に支障が生じる可能性があります。
契約書などへの押印業務
紙の契約書や請求書などを使用している企業では、押印するがあります。最近では電子契約が増えていますが、いまだに紙の書類を使用する企業も少なくありません。
総務部門の業務に、書類への押印がある場合では、これもテレワークを導入することが難しい理由のひとつになるでしょう。
電話対応
総務部門が問い合わせなどの電話対応や来客対応を行っている企業では、代表電話を取るために出社して対応する必要があります。
テレワークの導入により、電話での顧客対応に時間がかかることで顧客を待たせてしまうことや、電話に出られないことが機会損失につながる可能性があるため、テレワークを導入しづらい理由となることがあるでしょう。
総務部門でテレワークを実現するための方法
ここでは、出社して対応する業務が多い総務部門でもテレワークを実現するための方法を4つ紹介します。
ペーパーレス化
総務部門のテレワークを実現するには、契約書や請求書などの書類のペーパーレス化が重要となります。ペーパーレス化では書類管理の効率が上がるほか、保管スペースの削減、紛失のリスクを減らすことが可能です。
また、押印などが必要な書類もペーパーレス化の環境下では、簡単に電子申請に切り替えることができるため、わざわざ出社することなく押印対応することができます。
総務部門のテレワークルール制定・共有
どうしても出社が必要な業務が多い総務部門には、専用のテレワークルールの制定が必要でしょう。総務部門の業務内容に合わせて、出社が必要な業務の分担や対応日数の確保などを決め、それを社内に周知することで円滑な業務の遂行につながります。
セキュリティ対策の強化
総務部門が扱う情報には多くの機密情報が含まれているため、テレワークにおけるセキュリティ対策は必須です。リモートデスクトップやVPNなど、システムのセキュリティ対策だけでなく、従業員に対するセキュリティ意識の向上も重要です。
テレワークの実現方式にはさまざまなパターンがあるため、具体的な対策方法は方式によって異なります。ただし、共通して言えるのは、「ルール」「人」「技術」を軸として対策を立てることが重要だということです。
こちらの記事ではテレワークにおけるセキュリティ事故の事例とともにセキュリティ対策を詳しく紹介しているため、ぜひ併せてご覧ください。
電話対応の対策
出社せざるを得ない電話対応は、電話代行サービスや電話転送サービスを活用しましょう。電話代行サービスでは、会社の代表電話への着信を、業者が代わりに対応することができます。
電話の一次対応から社内で行いたい場合は、電話転送サービスを利用する方法があります。代表電話にかかって来る電話を他の番号へ転送することができるため、自宅で社用のスマートフォンを使い、代表電話への着信に出ることができます。
ただし、電話転送サービスは転送先に指定できる番号が一つであることが多いため、ひとりの従業員に負担が集中する恐れがあります。自社の状況にあわせて適切な方法を取り入れてください。
テレワーク導入による総務部門のメリット
総務部門のテレワークが実現することで、さまざまなメリットが生じます。
生産性・業務効率の向上
テレワークの導入によって、生産性や業務効率の向上が期待できます。
書類の管理や郵便物・電話への対応などにかかる手間を削減できるため、業務時間の時短と残業時間の削減につながります。従来の業務で対応していた業務時間を削減し、異なる業務を行う時間に充てることも可能です。
また、会社に通勤する必要がないためストレスの軽減が期待でき、従業員一人ひとりが業務に集中できるようになり、モチベーションも向上するでしょう。
緊急時でも事業を継続できる
感染症や地震、天候などにより従業員が外出できない状況になった場合、またはオフィスの停電や通信障害などが発生した場合でも、テレワークを利用すれば自宅や遠隔地から、業務を継続することができます。
特に総務部門では重要な書類を多く取り扱っており、災害による喪失のリスクを避けることが可能です。企業が存続するために必要なBCP（事業継続計画）対策として非常に有効な手段になるでしょう。
優秀な人材の離職防止効果
総務部門は、個人情報や営業拠点の管理、契約の管理など、企業運営において非常に重要な機能を担う部署です。業務内容は多岐にわたり、人材の流出が起きると補完するまでに時間と労力がかかってしまいます。
しかし、なかには育児や介護などの理由で離職せざるを得ない人も多くいます。その点、テレワークを導入すると自宅から業務を行えるため、心理的ストレスが低下し、離職率の低下が期待できるでしょう。
株式会社ビズリーチが2022年3月に会員を対象に実施したアンケート調査（※2）では、7割を超える人が、テレワークの可否が今後の職場を選ぶうえでの基準の一つになると回答しました。こちらの調査でわかるように、近年では働きやすい環境が会社選びの基準の一つとなっているため、総務部門に限らず、テレワークの導入は優秀な人材の確保・離職防止につながります。
※2 出典：株式会社ビズリーチ
総務部門のテレワークにおすすめのソリューション
総務部門は出社しなければならない業務が多く、テレワークの実現が難しいといわれています。しかし、Splashtopのサービスを利用することにより、会社のパソコンを家でもそのまま利用することができ、なおかつ通信速度やセキュリティ、コスト面などのテレワークの課題も解消することが可能です。
特別な機器や設備は不要
テレワークを実現させるには、多くの会社では社内PCにアクセスするためにVPNが必要です。VPNの導入には、VPNルーターやVPNゲートウェイなどの特別な機器・設備が必要で、高いコストと専門的な知識が求められます。
しかし、Splashtopであれば、VPNが必要なく、専用アプリから簡単にテレワークを実現できます。自宅でもオフィスにいるのと同じように、会社のPCに遠隔地からアクセスして業務を遂行できるため、会社での環境をそのまま家でも実現可能です。
なお、操作側はiOS・Androidデバイス、Windows・macOSに対応し、接続先となる会社側PCは、Windows・macOSをサポートしています。
快適な操作性と強固なセキュリティ
Splashtopは、1秒あたり最大60フレームでリアルタイムに高速描写する最新技術を採用し、普段の業務と変わらず画面遅延のないストレスフリーな操作性を実現しています。
また、SSL/TLS AES 256ビット暗号化通信やデバイス認証、2段階認証などにも対応しているため、総務部門の重要な情報を扱う場合でも、漏えいや盗聴からデータを守れます。ゼロトラスト理論に基づいた強固なセキュリティ環境が実現できるSplashtopであれば、高いセキュリティ対策が求められる総務部門のテレワークに最適です。
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